Factura electrónica B2B obligatoria: qué debe hacer tu ERP

Muchas pymes españolas acaban de pasar por Verifactu y tienen la sensación de haber cerrado el capítulo de «adaptar la facturación a Hacienda». No está cerrado. La factura electrónica obligatoria entre empresas, que introdujo la Ley Crea y Crece, es otra obligación distinta, con otra lógica y con más impacto en el día a día de administración.

Esta guía no sustituye al asesoramiento fiscal ni a la consulta del texto vigente. Lo que hace es traducir la obligación a lo que importa al elegir o revisar un ERP: qué tiene que saber hacer el sistema y qué preguntas hay que hacerle al proveedor.

Qué establece la obligación

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas («Crea y Crece»), modificó la Ley de medidas de impulso de la sociedad de la información para que todos los empresarios y profesionales emitan, envíen y reciban facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales. Hasta ahora esa obligación existía para las facturas a la Administración (FACe); la ley la extiende al B2B.

La ley fija dos plazos que se cuentan desde la aprobación de su desarrollo reglamentario:

• Un año para empresas y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros.
• Dos años para el resto, incluidos autónomos y micropymes.

Como el calendario real depende de ese reglamento, conviene consultar el estado actual en la sede de la AEAT o con la asesoría antes de fijar fechas en un plan de proyecto. Lo que no depende del calendario es lo que el ERP va a tener que hacer, y eso sí se puede preparar ya.

Lo que cambia respecto a hoy

Un PDF enviado por correo no es factura electrónica a efectos de esta obligación. La factura tiene que ser un fichero estructurado —un formato que otro sistema pueda leer e interpretar campo a campo—, intercambiado a través de plataformas que garanticen la interoperabilidad entre emisor y receptor. El desarrollo reglamentario contempla formatos estándar como UBL, Facturae, CII o EDIFACT, y la coexistencia de plataformas privadas con una solución pública de la AEAT.

También afecta a la recepción. Es la parte que menos se ha comentado. No basta con emitir: la empresa tiene que poder recibir facturas electrónicas de sus proveedores, y el ERP debe saber incorporarlas sin volver a teclearlas.

Hay que informar del estado de la factura. La ley busca atajar la morosidad, y por eso el receptor debe comunicar el estado de las facturas recibidas: si las acepta o las rechaza y cuándo las paga. Eso convierte el ciclo de cuentas a pagar en información que sale del ERP hacia fuera, con fechas reales.

En qué se diferencia de Verifactu

Se confunden a menudo porque las dos tienen que ver con facturas y con Hacienda, pero resuelven problemas distintos:

	Verifactu	Factura electrónica B2B
Objetivo	Evitar la alteración de registros de facturación	Digitalizar el intercambio y reducir la morosidad
Qué regula	Cómo registra el software cada factura	Cómo se envía y recibe la factura entre empresas
Alcance	Facturas emitidas	Facturas emitidas y recibidas
Formato de la factura	El que se quiera, con QR	Estructurado e interoperable
Relación con el cliente	No cambia	El cliente recibe un fichero que su sistema procesa

Un ERP que ya cumple con Verifactu tiene hecha parte del trabajo técnico —registro, firma, comunicación con la AEAT—, pero no cumple por eso con la factura electrónica B2B. Son dos funcionalidades distintas y hay que preguntar por ambas. El detalle de la primera está en qué exige Verifactu a tu ERP.

Qué tiene que saber hacer el ERP

Generar la factura en formato estructurado desde el propio flujo de venta, sin exportaciones manuales ni herramientas intermedias que alguien tenga que recordar usar.

Enviarla por un canal válido, bien conectándose a la solución pública, bien a través de una plataforma privada integrada. Conviene saber cuál usa el ERP, quién la opera y si tiene coste por factura.

Recibir y contabilizar facturas de proveedores. La factura entrante debería llegar al ERP, casarse con el pedido y el albarán correspondientes y proponer el asiento. Es donde está el ahorro real: la grabación manual de facturas de compra es una de las tareas administrativas que más horas consume en una pyme.

Gestionar los estados. Aceptar, rechazar y marcar como pagada una factura recibida, y que esa información se comunique sin trabajo adicional. Si el ERP no tiene un circuito de aprobación de facturas de compra, es probable que haya que crearlo.

Mantener maestros limpios. El intercambio electrónico falla con NIF mal escritos, direcciones incompletas o clientes duplicados. Lo que hoy se corrige a mano en el PDF, mañana es una factura rechazada.

Qué preguntar al proveedor

• ¿La factura electrónica B2B está en el producto estándar o es un módulo o servicio aparte? ¿Con qué coste, y es fijo o por volumen de facturas?
• ¿Qué formatos soporta y a través de qué plataforma envía y recibe?
• ¿Cómo entran las facturas recibidas y cómo se concilian con pedidos y albaranes?
• ¿Cómo se gestionan y comunican los estados de aceptación y pago?
• ¿Está en la hoja de ruta del producto con fecha, o en «lo iremos viendo»? Pídelo por escrito, como cualquier compromiso normativo: el punto está tratado en qué mirar en el contrato de un ERP.
• Si facturas desde más de un sistema —ERP, tienda online, punto de venta—, ¿cómo cumple cada uno?

Cómo prepararse sin esperar al reglamento

1. Haz inventario de por dónde salen y entran facturas. ERP, ecommerce, TPV, facturas que se hacen a mano en una hoja de cálculo, proveedores que envían papel. Cada canal es un frente.
2. Limpia los maestros de clientes y proveedores. Es trabajo que nunca se desperdicia y que cualquier migración o integración posterior va a agradecer.
3. Mide cuántas facturas de compra graba el equipo al mes y cuánto tiempo le lleva. Es el dato que convierte la obligación en un caso de negocio, siguiendo el método de cómo calcular el ROI de un ERP.
4. Revisa el circuito de aprobación y pago de facturas recibidas. Si hoy depende del correo y de la memoria de alguien, la obligación de informar del estado lo va a dejar en evidencia.
5. Habla con la asesoría. Si lleva tu contabilidad, la forma en que reciba las facturas también cambia, y conviene acordarlo antes que improvisarlo.

Si tu programa actual no llega

Para una empresa que factura con un programa de facturación básico, esta obligación puede ser el empujón que faltaba: emitir y recibir en formato estructurado, conciliar con pedidos y gestionar estados es terreno de ERP. La diferencia entre ambas herramientas está en ERP vs programa de facturación, y las señales de que el sistema actual se ha quedado corto, en cuándo cambiar de ERP.

Lo que no conviene es repetir la experiencia de Verifactu, en la que muchas empresas descubrieron tarde que su software no iba a estar a tiempo. Con plazos que se cuentan desde la aprobación del reglamento, el margen existe, pero es el tiempo justo para elegir y migrar con calma.

En resumen

La factura electrónica B2B no es una extensión de Verifactu: es un cambio en cómo se intercambian las facturas con clientes y proveedores, y afecta tanto a lo que se emite como a lo que se recibe. El ERP tiene que generar ficheros estructurados, enviarlos y recibirlos por un canal válido, integrarlos con compras y comunicar los estados de pago.

La mejor preparación no depende de la fecha definitiva: saber por dónde entran y salen las facturas, tener los maestros limpios y exigir al proveedor una respuesta concreta y por escrito.

En el análisis de software de gestión empresarial de Dataprix hay fichas y comparativas de soluciones preparadas para la facturación electrónica.