ERP para comercio mayorista: tarifas, márgenes y condiciones por cliente
Una empresa de comercio mayorista no fabrica ni transforma: compra, almacena y vende. Al no haber valor añadido de producción, el margen sale de dos sitios, comprar bien y vender con criterio, y ambos se juegan en el mismo terreno: la política de precios.
Es una distinción importante a la hora de elegir software, porque la parte operativa —almacén, ubicaciones, expediciones, transporte— la comparte con cualquier empresa logística y está tratada en detalle en ERP para empresa de logística. Lo que sigue es lo específicamente mayorista: la maraña comercial que hay entre el precio de catálogo y lo que finalmente se cobra.
Por qué la tarifa es el punto crítico
En mayorista rara vez existe un precio único. Sobre un mismo artículo pueden actuar a la vez:
- La tarifa asignada al cliente según su tipo o su canal.
- Un descuento pactado por familia de producto.
- Una condición especial negociada para ese artículo concreto.
- Un escalado por volumen a partir de cierta cantidad.
- Una promoción temporal del proveedor o propia.
- Un rappel que se liquida a fin de año según lo acumulado.
Cada una de esas capas es fácil de configurar por separado. El problema aparece cuando coinciden sobre la misma línea de pedido, y es entonces cuando la mayoría de los proyectos descubre que su ERP no hace lo que esperaban.
La pregunta que hay que hacer en la demo no es «¿soportáis descuentos?», porque la respuesta siempre es sí. Es: enséñame el precio final de este cliente concreto sobre este artículo concreto, y descompón de dónde sale cada porcentaje. Si el sistema no puede explicar el precio que acaba de calcular, alguien tendrá que revisar los pedidos a mano todos los días.
Conviene comprobar en concreto:
- Cómo se acumulan las condiciones. ¿Se suman los porcentajes, se aplican en cascada, o una condición anula a otra? Las tres respuestas son legítimas y dan resultados muy distintos.
- Qué manda cuando hay conflicto. Si el cliente tiene un precio pactado por artículo y a la vez hay una promoción mejor, hace falta una regla explícita, no que dependa del orden de carga.
- Si la excepción se puede registrar. Siempre habrá un pedido que se sale de la norma. La diferencia entre un sistema sano y uno que se degrada es si esa excepción queda registrada con su motivo o se resuelve editando el precio a mano sin dejar rastro.
El margen tiene que verse antes de vender, no después
Es la función que más dinero salva y la que más se pasa por alto: que el comercial vea el margen de la línea en el momento de confirmarla, y que el sistema avise —o bloquee— cuando cae por debajo del umbral fijado.
Sin eso, la desviación se descubre en el informe del mes siguiente, cuando el pedido ya se sirvió y se facturó. Con eso, la conversación ocurre antes, que es cuando todavía se puede hacer algo.
Para que ese margen sea real y no decorativo hace falta que el coste esté bien imputado: precio de compra, descuentos de proveedor, portes de entrada, aduanas y cualquier gasto asociado. Un ERP que calcula el margen contra el precio de tarifa del proveedor en lugar de contra el coste real produce un número tranquilizador y falso.
Rappel y acuerdos anuales
El rappel es una particularidad del sector con trampa contable: es un descuento pactado que se liquida al final del periodo, pero que se va devengando durante todo el año.
Lo que hay que exigir al ERP:
- Acumulado visible en cualquier momento, no solo al cierre. Tanto para saber cuánto se le debe a cada cliente como para anticipar el impacto en el resultado.
- Provisión automática, para que la cuenta de explotación de cada mes refleje el rappel que se está generando y no aparezca de golpe en diciembre.
- El mismo mecanismo del lado de compras. El rappel que la empresa cobra de sus proveedores funciona igual y afecta al coste real de la mercancía, así que a los márgenes.
Compras: donde empieza el margen
Comprar bien es la otra mitad del negocio, y hay dos funciones que la sostienen:
Propuesta de compra basada en rotación real. Un ERP que solo avisa al llegar al stock mínimo obliga a mantener esos mínimos a mano, artículo por artículo, en catálogos de miles de referencias. Uno que calcula la propuesta a partir de la rotación histórica y del plazo de entrega de cada proveedor reduce a la vez las roturas y el inmovilizado.
Recepción de tarifas de proveedor en formato electrónico. Actualizar a mano miles de referencias es el trabajo invisible que consume un administrativo entero en muchas empresas del sector, y además llega tarde: se vende con precios de coste desactualizados durante días.
Vertical o generalista
El mercado ofrece ERP generalistas con módulo de distribución y soluciones especializadas por ramo —alimentación, material eléctrico, recambio, suministro industrial— que ya traen resueltas las particularidades de tarifas, unidades de medida y trazabilidad de su sector.
La regla razonable: si la operativa se parece al estándar del ramo, el vertical evita desarrollos y arranca antes. Si hay varias líneas de negocio o condiciones comerciales que ningún vertical contempla, el generalista aguanta mejor y se personaliza. El razonamiento completo, con sus compensaciones, está en ERP vertical vs horizontal.
Y antes de decidir conviene estimar el coste a varios años en lugar de comparar precios iniciales, tal como se plantea en el coste real de un ERP a cinco años.
Cuando el volumen de referencias y de preparación crece, aparece la duda de si el módulo de almacén del ERP sigue siendo suficiente. Las señales concretas para saberlo están en WMS vs ERP.
Para comparar candidatos concretos, en el directorio de ERP de Dataprix hay fichas y análisis editorial de las principales soluciones del mercado.