ERP multiempresa y multidivisa: qué mirar cuando el grupo tiene varias sociedades

«Multiempresa» aparece marcado en casi todos los comparativos de ERP. El problema es que esa casilla cubre desde poder crear dos sociedades que no se hablan entre sí hasta gestionar un grupo con sociedades en varios países, divisas distintas y operaciones cruzadas.

Cuando una empresa con más de una sociedad descubre la diferencia suele ser tarde: ya está el sistema implantado y el cierre mensual se hace a mano en una hoja aparte.

Los tres niveles que se esconden detrás de la palabra

Conviene ordenarlos antes de mirar ningún producto, porque casi todos los desencuentros vienen de que proveedor y cliente están hablando de niveles distintos.

Nivel 1 — Sociedades independientes en la misma instalación. Cada sociedad tiene sus datos, su contabilidad y sus usuarios. No comparten nada salvo el servidor y la factura del software. Es lo que ofrece prácticamente cualquier ERP y basta cuando las empresas del grupo no operan entre sí.

Nivel 2 — Sociedades que comparten maestros. El catálogo de artículos, los proveedores o los clientes se definen una vez y se usan desde varias sociedades. Ahorra un trabajo enorme de mantenimiento y evita el clásico problema de tener el mismo proveedor con tres códigos distintos y tres condiciones distintas.

Nivel 3 — Operaciones entre sociedades. Una sociedad factura a otra, o una compra centralizada reparte el gasto. Aquí es donde los sistemas se separan de verdad, y donde conviene detenerse.

Operaciones intercompañía: la pregunta que decide

Si en el grupo una sociedad vende a otra, la pregunta concreta es qué pasa cuando se registra esa operación. Hay dos respuestas posibles y la diferencia entre ellas es de horas de trabajo al mes:

• El ERP genera automáticamente el asiento espejo en la sociedad receptora. Se registra la venta en una y la compra aparece en la otra, cuadrada y conciliada.
• El ERP no hace nada y alguien tiene que introducir la contrapartida manualmente en la otra sociedad.

La segunda opción funciona con dos sociedades y cuatro movimientos al mes. Con volumen se convierte en la principal fuente de descuadres del cierre, porque cada operación depende de que una persona recuerde hacer la mitad que el sistema no hizo.

La pregunta complementaria es qué ocurre al anular o modificar una operación intercompañía. Muchos sistemas generan el asiento espejo al crear y no lo deshacen al anular, que es un modo silencioso de acumular diferencias.

Consolidación: qué hace el ERP y qué no

Consolidar no es sumar. Implica eliminar las operaciones internas del grupo —lo que una sociedad vende a otra no es venta del grupo—, homogeneizar criterios contables y convertir a la divisa de presentación.

Muchos ERP ofrecen un informe agregado y lo llaman consolidación. Sirve para hacerse una idea, no para presentar cuentas. Las preguntas que separan una cosa de la otra:

• ¿Elimina automáticamente las operaciones intercompañía, o hay que identificarlas a mano?
• ¿Admite porcentajes de participación distintos del 100%?
• ¿Guarda el histórico de lo consolidado, o recalcula cada vez y no hay forma de reproducir un cierre anterior?

Si las respuestas no convencen, la salida habitual es dejar la consolidación fuera del ERP y resolverla en una herramienta específica o en la capa analítica, alimentada desde el ERP. Es una decisión perfectamente razonable, pero conviene tomarla antes de firmar y no después de descubrirlo.

Planes contables distintos

Es el punto que más se subestima en grupos con sociedades en varios países. Cada país tiene su plan contable y sus obligaciones de presentación, y el grupo necesita además una visión homogénea para gestionar.

Lo que hay que buscar es que el sistema permita mantener a la vez el plan local y el plan de grupo, con un mapeo entre ambos, de forma que un mismo apunte se presente de las dos maneras sin duplicar el registro. Cuando el ERP solo admite un plan por sociedad, la conversión acaba haciéndose fuera del sistema, y con ella se pierde la trazabilidad entre la cifra de gestión y el apunte que la origina.

Multidivisa: dónde está la letra pequeña

Emitir una factura en otra divisa lo hace casi cualquier sistema. Lo que distingue a unos de otros es lo que pasa después:

Momento del tipo de cambio. Una operación puede valorarse al tipo del pedido, al de la factura o al del cobro. Los tres son defendibles y dan resultados distintos; lo importante es que el criterio sea explícito, configurable y coherente en todo el circuito.

Diferencias de cambio. Cuando se factura en una divisa y se cobra semanas después, el importe en divisa local no coincide. Esa diferencia tiene que generar su asiento sola. Si hay que calcularla a mano, el problema crece con el volumen.

Revalorización de saldos. Los saldos abiertos en divisa extranjera se revalorizan al cierre. Es un proceso que el sistema debe ejecutar y documentar, no una hoja de cálculo del departamento financiero.

Actualización de tipos. Si los tipos se introducen manualmente cada día, alguien se olvidará. La carga automática desde una fuente oficial evita una categoría entera de errores.

Qué preguntar en la demo

Vale la pena pedir que se muestre en pantalla, con datos, y no aceptar la respuesta genérica:

1. Registrar una venta de la sociedad A a la sociedad B y ver el asiento generado en B.
2. Anular esa misma operación y comprobar qué pasa en la sociedad B.
3. Sacar un balance consolidado y localizar dónde se ha eliminado esa operación interna.
4. Emitir una factura en divisa extranjera, cobrarla con otro tipo y encontrar el asiento de diferencia de cambio.
5. Dar de alta un artículo y comprobar qué sociedades lo ven sin volver a crearlo.

Un sistema que resuelve los cinco puntos delante de la pantalla es multiempresa en el sentido útil de la palabra. Uno que necesita «un pequeño desarrollo» para tres de ellos también puede servir, pero entonces esos desarrollos son parte del precio y del plazo, y conviene que consten como tales en la oferta.

El coste que no aparece en la oferta

Dos cuestiones que suelen quedar fuera del presupuesto inicial y aparecen en la factura:

• El modelo de licencia. Algunos fabricantes cobran por sociedad y otros por usuario con independencia del número de sociedades. En un grupo con varias sociedades pequeñas la diferencia entre un modelo y otro es sustancial.
• El cierre. Un cierre que exige intervención manual en cada sociedad consume días de trabajo cualificado todos los meses. Ese coste recurrente supera con frecuencia la diferencia de precio entre el sistema que automatiza y el que no.

En resumen

La palabra «multiempresa» en un comparativo no informa de nada por sí sola. Lo que hay que determinar es en qué nivel de los tres está el grupo hoy, en cuál estará en unos años, y si el sistema resuelve las operaciones cruzadas por sí mismo o las deja en manos de una persona con una hoja de cálculo.

Para ampliar sobre el proceso de selección, resulta útil revisar cómo elegir un partner implantador y qué mirar en el contrato antes de firmar. El directorio de software ERP de Dataprix recoge fichas y análisis editorial de las principales soluciones del mercado.